Från och med januari 2019 ska du som arbetsgivare redovisa utbetalningar av lön, förmåner och skatteavdrag per mottagare varje månad i arbetsgivardeklarationen. Det innebär att för inkomstår 2019 ska du inte längre lämna en årlig kontrolluppgift för de uppgifter som du redovisar månadsvis i arbetsgivardeklaration på individnivå.

Som arbetsgivare ska du informera betalningsmottagaren om vad du har redovisat till Skatteverket. Det gör du till exempel i en lönespecifikation, senast den dagen som arbetsgivardeklarationen ska lämnas till Skatteverket.
Den nya arbetsgivardeklarationen består av två delar: en del där man redovisar uppgifter som berör arbetsgivare och en del där man redovisar uppgifter för respektive betalningsmottagare. Redovisningsperioder och deklarationsdatum är däremot samma som tidigare. Att deklarera på individnivå innebär att varje månad blir ett avslut i sig, och det blir ännu viktigare än förut att varje period är rätt från början.

Syftet med reglerna

Syftet med att införa reglerna är att minska skattefusk. Redovisning på individnivå i arbetsgivardeklarationen är en åtgärd för att rätt uppgifter redovisas i rätt tid. I dag redovisar och betalar arbetsgivare in arbetsgivaravgifter och avdragen skatt för de anställda till Skatteverket. Men det är först när de årliga kontrolluppgifterna lämnas som lön, förmåner och avdragen skatt kopplas till den anställda – och det är ofta först då som eventuella fel upptäcks.
Redovisningstidpunkten och datum för betalning är lika som i dag och arbetsgivardeklarationen kommer precis som i dag att kunna lämnas digitalt eller via pappersdeklaration. För att effektivt kunna rapportera korrekta arbetsgivardeklarationer rekommenderar vi ett löneprogram som är anpassat efter de nya reglerna.

Lönerutiner

Se till att ditt företag i god tid anpassar rutiner för det nya sättet att redovisa. För att du som arbetsgivare ska kunna lämna en arbetsgivardeklaration på individnivå med korrekta uppgifter behöver du tydliga och färdiga underlag för allt som påverkar månadens lön och skatteavdrag. Lönerutinen bör vara att dina anställda i god tid ska rapportera uppgifter som påverkar löneredovisningen, exempelvis uttag av semester, sjukdom, övertid, annan frånvaro eller uppgift som påverkar utbetalning av lön och skatteavdrag.

Bilförmån på individnivå

Du som har anställda med bilförmån bör ha koll på när under månaden en ny bil tas ut eller om byte av bil sker. Det är viktigt för att du ska redovisa förmånen i arbetsgivardeklarationen på individnivå på rätt sätt. Regeln är att du ska redovisa hel bilförmån för den aktuella månaden även om den anställda tar ut en bil i slutet av månaden. Dina anställa ska förmånsbeskattas för den aktuella månaden, annars kan du som arbetsgivare behöva upprätta rättelse av arbetsgivardeklaration i efterhand.

Redovisa enligt kontantprincipen

Det är kontantprincipen som gäller när du ska redovisa arbetsgivardeklaration på individnivå, det vill säga ingen förändring mot tidigare rapportering gällande arbetsgivardeklaration. Det innebär att du ska redovisa en ersättning eller förmån den redovisningsperiod som ersättningen eller förmånen betalades ut av betalningsmottagaren, oavsett om arbetet utfördes en annan redovisningsperiod.

/Maria Törngren, BDO Auktoriserad redovisningskonsult / Auktoriserad lönekonsult