Inför hösten går många företag i tankarna om att åka iväg med sin personal på antingen en konferens eller studieresa. Det är viktigt att känna till reglerna, eftersom en resa som inte uppfyller kraven kan beskattas som privatresa med tillkommande sociala avgifter och skatt.

Åker en anställd på konferens eller studieresa som arbetsgivaren betalar är detta en avdragsgill kostnad som inte den anställde ska beskatta så länge det handlar om en renodlad studie- eller konferensresa.
Grunden för att en konferens- eller studieresa ska vara rörelsegill och avdragsgill för företaget är att den tillför värde för verksamheten. För att kunna styrka detta är ett genomtänkt program, schema och syfte för resan viktigt. Konferensen eller kursen måste sedan genomföras enligt schemat.

»Särskilt viktigt är alltså den tidsmässiga fördelningen mellan arbete och nöjesaktiviteter under resan.«

Förmånsbeskattning kan bli aktuellt om resan sker exempelvis under en helg, till en mycket avlägsen plats eller till ett populärt turistmål. Det som avgör är mängden nöje och rekreation, men mindre inslag kan ingå utan att det blir en skattepliktig förmån. Om det däremot har en mer framträdande roll kan hela resan, eller delar av den, betraktas som en skattepliktig förmån för den anställda.

Hur går bedömningen till?

Man måste se till flera faktorer för att bedöma om en anställd får förmånsbeskattning för en studie- eller konferensresa. Det handlar bland annat om syftet med resan, vilket värde den har för verksamheten, val av resmål och upplägget för studier eller konferens.
Särskilt viktigt är alltså den tidsmässiga fördelningen mellan arbete och nöjesaktiviteter under resan. Konferensen måste till största del bestå av effektivt arbete, för att inte betraktas som en förmån. En tumregel är att ägna sex timmar per dag åt arbete. Om resan pågår en vecka gäller 30 timmar, jämnt fördelade under veckan. Arbetsgivaren ansvarar för att dokumentera detta.

Personal med respektive

Förmånen om en arbetsgivare låter en anställd ta med sin respektive på resan ska värderas till marknadsvärdet. Det är den anställda som beskattas för värdet av förmånen och arbetsgivaren ska redovisa förmånen i arbetsgivardeklarationen.

Arbetsgivaravgifter och skatteavdrag

När resan är en skattepliktig förmån ska arbetsgivaren betala arbetsgivaravgifter och om möjligt göra skatteavdrag. Underlaget för arbetsgivaravgifter och skatteavdrag ska vara förmånens beräknade värde.

/Stefan Bengtsson, Auktoriserad revisor och partner, BDO